COMPLEJIDAD: Fabricación, venta mayorista, tres locales propios y tienda online.
ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL
En las primeras entrevistas, el dueño y su mujer (directores) nos manifiestan que, a pesar del crecimiento experimentado en los últimos años, no estaban pudiendo retirar dinero. Al mismo tiempo empezaban a tener cierta dificultad en cumplir con los plazos de pago a proveedores.
Sospechaban que esto se debía a una acumulación de stock, pero no veían la forma de frenar esa acumulación sin perderse ventas.
DIAGNÓSTICO
Efectivamente, la sospecha de los directores era acertada. Más concretamente, tanto la liquidez como la rentabilidad del negocio estaban siendo afectadas por cuatro inconvenientes: (1)aumento del nivel total de stock, (2)pérdida de margen bruto como consecuencia de liquidaciones excesivas, (3)pérdida de ventas por no reponer a tiempo aquello que más gustaba y (4)fugas de mercadería.
La falta de información de stock en tiempo y forma dificultaba la toma de decisiones cotidianas relativas a la compra y asignación de mercadería. Además, el personal comenzaba a mostrar cierto malestar, debido a que periódicamente debían estar contando las existencias, ya que la empresa no podía afrontar los costos de contratar a terceros para la toma de inventario.
PROPUESTA
La propuesta realizada persiguió la finalidad de mejorar la toma de decisiones relativas a la administración de las compras, la producción, la asignación y la reposición de mercadería. Principalmente, se apuntó a la reimplementación de un tablero de control que brindase información en tiempo y forma, y a la colaboración en el diseño y puesta en práctica de estrategias de colocación de stock.
Estas fueron las principales medidas (no todas) que impulsamos durante nuestra intervención:
(1) Ajuste de implementación del sistema con el que contaba la empresa. En este caso, se trataba de Lince indumentaria.
(2) Capacitación del personal interviniente en cuanto al uso del sistema Lince, el uso de Excel y las metodologías y rutinas de trabajo aplicadas al ejercicio de cada función.
(3) Especial atención en aquellas cuestiones relacionadas con hábitos y conductas de trabajo limitantes que se encontraban arraigadas en todos los niveles de la empresa.
(4) Colaboración en la búsqueda de consenso e impulso relativo al nuevo orden buscado por la dirección de la empresa.
(5) Auditorias muestrales permanentes tendientes a medir la evolución de cada mejora implementada.
(6) Colaboración en la confección y revisión constante de los planes de venta, compras y producción.
RESULTADOS
Los primeros días nos concentramos en alcanzar pequeños avances tendientes no solo a contribuir con los objetivos buscados, sino también a regenerar un clima de entusiasmo. Esto fue clave para establecer la confianza perdida luego de varios intentos frustrados en el pasado.
De esta manera, en apenas 45 días logramos ¨poner en caja¨ los ajustes sugeridos para el uso del sistema Lince, y la bajada de información a Excel.
A partir de los informes que se fueron logrando, la toma de decisiones comenzaba a volverse menos compleja y más sistemática. Esto derivó en el desarrollo de un número no muy grande de medidas, todas ellas de alto impacto. Las directivas se hacían más claras y, con esto, el personal aumentaba su grado de respuesta.
Rápidamente se pudo reencausar el plan de compras y producción, enfocándose en incrementar las cantidades para los artículos más pedidos, al tiempo que se delineaban acciones comerciales concretas y tempranas para aquellos artículos que perfilaban como los menos solicitados.
Todo ocasionó un aumento de ventas, una mejora en los márgenes comerciales y una a disminución del sobrante de fin de temporada. Como contrapartida, el nivel de retiro comenzó a presentar signos de mejora.
